CGV | Geek N Cheese

CONDITIONS GENERALES DE VENTES

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les ventes conclues pour les événements organisés à compter du 7 août 2023.

Les Pass, Extras et Vouchers

L’achat d’un Pass en amont est obligatoire pour pouvoir assister à un événement organisé par l’association Geek’n Cheese. Cet achat est à effectuer sur la billetterie officielle de l’événement.

Le paiement en ligne est à faire sur la billetterie, également possible par virement bancaire à conditions de contacter les organisateurs par mail à l’adresse indiquée lors des annonces.

La billetterie est généralement fermée une semaine avant la date de l’événement.

Plusieurs types de Pass sont proposés, ils peuvent inclure des extras ou non, et permettent tous d’assister à l’événement. L’achat du Pass est également obligatoire avant de pouvoir acheter des Extras, on nomme Extras : des photos, des autographes, des meetings, etc…

Aucun remboursement d’extras ne sera fait dans le cas où un.e participant.e achète des extras sans Pass d’entrée, iel ne pourrait pas non plus assister à l’événement.

Les Pass et Extras sont nominatifs et envoyés à l’adresse e-mail que vous aurez renseignée lors de leurs achats. Il est possible d’en acheter pour une tierce personne, à conditions de remplir ses coordonnées.

Un billet d'extra est valable pour une personne uniquement. Si un extra peut être partagé entre plusieurs personnes, cette information sera indiquée lors de l'annonce de la mise en vente de l'extra.

La revente de pass et extras est interdite

Les prix affichés lors des annonces ne tiennent pas des comptes des éventuels frais de gestion appliqués par la billetterie qui est utilisée par l’association Geek’N Cheese.

En cas de remboursement, ces frais resteront à la charge des participant.es

Les prix des Pass et Extras sont communiqués lors de l’annonce d’un événement ou de l’annonce d’un Guest (invité.e), ces prix peuvent varier d’un événement à l’autre et d’un Guest à l’autre.

Vouchers

Certains Pass donnent droit à l'obtention d'un "voucher" (dont la disponibilité et le montant sont précisés dans les détails du pass).

Les vouchers sont remis sous forme de bons d'achat simultanément avec les pass et les extras lors de la remise des pass.

Ces vouchers sont utilisables pour tous les extras disponibles en stock ainsi que pour les billets de tombola.

Il est primordial de noter que ces vouchers ne peuvent être utilisés que durant le week-end de l'événement. Tout voucher partiellement utilisé ou non utilisé sera considéré comme perdu et ne pourra en aucun cas faire l'objet d'un remboursement ni être utilisé pour un autre événement.

2. Droit de rétractation

Les événements organisés par Geek’N Cheese étant à une date ou période déterminée à l’ouverture de la billetterie ne sont pas soumis au droit de rétractation.

3. Modalités de Paiement

Les Pass et Extras sont à acheter sur la billetterie officielle de l’événement par carte bancaire, parfois Paypal quand elle le permet. Il est possible de payer par virement bancaire si vous envoyer un mail à l’adresse communiquée lors des annonces.

Cela demande un délai de traitement plus long et vous ne recevrez vos pass et extras qu’a réception complète du paiement sur le compte de l’association.

Certains Pass ou Extras sont payables ou en plusieurs fois. L’échéancier peut être automatique selon la billetterie, si ce n’est pas le cas, vous en recevrez un par e-mail. Vous êtes garants du respect de ces dates, en cas d’échéances non honorées, le Pass ou Extra sera annulé sans possibilité de remboursement.

4. Transfert de Propriété

Le Pass ou l’Extra acheté ne vous sera transmis qu’au moment du paiement intégral de celui-ci. Pour le placement dans la salle des panels, votre place vous sera réservée dès le 1er versement lors d’un achat de Pass en plusieurs fois. Le placement numéroté étant fait par ordre d’achat des participant.es

5. Modalités de remboursement

L’association Geek’n Cheese s’engage à rembourser (hors frais de billetterie) tous les participant.es uniquement en cas d’annulation totale de l’événement. Les frais annexes à celui-ci (hébergement, transports, etc…) ne le sont pas, aussi il vous est conseillé de toujours prendre des billets ou logements avec annulation / modification de dates gratuites.

Le lieu peut être amené à être changé, sans que Geek’n Cheese n’en soit tenu pour responsable, cela ne sera pas un motif de demande de remboursement des Pass et Extras.

Un Guest peut annuler sa venue pour des raisons personnelles ou professionnelles. L’équipe essaiera dans ce cas de proposer un Guest de remplacement. Si c’est le cas, les extras seront automatiquement transférés sur ce dernier. Des instructions seront données par l’association dans le cas où ce remplacement ne conviendrait pas à certains participants avec notamment des avoirs utilisables lors de l’événement ou un remboursement. Une annulation de Guest est indépendante de la volonté de Geek’n Cheese et ne peut cependant être un motif valable de remboursement de Pass.

Une absence de votre part le jour de l’événement ne donne pas lieu non plus à un remboursement.

Dans le cas où un événement est reporté/avancé à une autre date, vos Pass et Extras sont valables automatiquement à cette nouvelle date, sans aucune action nécessaire de votre part.

Si vous ne pouvez vous rendre disponible à cette nouvelle date, Geek’n Cheese vous demandera un justificatif ( professionnel, médical ou personnel) et proposera après la clôture de la Guest list (liste des invité.es) une possibilité d’avoir sur un prochain événement ou un remboursement. Des délais seront communiqués pour effectuer votre demande, passé ces délais, Geek’n Cheese ne pourra être tenu pour responsable et le remboursement ne sera plus possible.

6. Déroulement des Evénement

Un Pass nominatif et numéroté vous est remis à votre arrivée en échange de la preuve d’achat en ligne de celui-ci et d’un document d’identité. Ce Pass est à porter sur vous durant tout l’événement puisqu’il est vérifié par les Staffs (membres de l’équipe) de Geek’N Cheese à l’entrée de la salle des panels ou des salles dans lesquelles se déroulent les activités.

Un planning est communiqué quelques jours avant l’événement, et sera aussi affiché sur place, il est toutefois sujet à modifications de dernières minutes, y compris le jour-même de l’événement. Des annonces sur écran et au micro dans la salle des panels auxquelles il faut être attentif ont lieu dans tous les cas dans la salle principale.

Même si les membres du staff feront tout leur possible pour que personne ne rate un Extra, Geek’N Cheese ne pourrait pas être tenu pour responsable si vous deviez manquer une session d’Extra (que ce soit liée à une modification de planning ou non) et ne procèderait pas à un remboursement.

Certains extras comme les Meetings peuvent parfois n’avoir lieu qu’un seul des 2 jours pour les événements se tenant sur un week-end complet. C’est dans ce cas précisé lors de l’annonce du Guest.

Le planning indique une heure de début et une heure de fin. Il faut garder en tête que comme pour tout événement de ce type des retards peuvent arriver, aussi nous vous recommandons de ne pas prendre des billets de transports à des heures trop proches de la fin de l’événement. Cela ne donnerait pas lieu à un remboursement.

7. Personnes à mobilité réduite (PMR)

Les personnes à mobilité réduite auront la possibilité d'être placées aux premier et deuxième rangs lors de l'événement. Afin de bénéficier de ces dispositions spéciales, elles sont priées d'envoyer un justificatif de leur situation à l'adresse contact.geekncheese@gmail.com au plus tard un mois avant la date de l'événement.

Un membre du staff sera dédié et présent tout au long du week-end pour accompagner et assister les PMR, garantissant ainsi leur confort et leur participation optimale à l'événement.

Les accompagnants des personnes à mobilité réduite (PMR) bénéficieront d'un accès gratuit à l'événement grâce à un Pass spécial accompagnant. Toutefois, veuillez noter que ces accompagnants ne seront pas autorisés à assister aux meetings, aux One-on-One, ou aux activités spécifiques réservées aux participants. De plus, les accompagnants ne pourront obtenir d'autographes ni être présents sur des photographies, y compris les prises en duo, trio ou en groupe, sans l'achat préalable d'extras.

8. Personnes Mineures / Enfants

Si vous êtes une personne mineure de 16 ans et plus, vous pouvez assister à l’événement sans accompagnateur à condition d’avoir rempli au préalable l’autorisation parentale signée (document téléchargeable ici) par un tuteur légal. Cette autorisation signée sera à donner le jour de l’événement au moment de la remise des Pass, avec une copie de la pièce d’identité du tuteur légal.

Les personnes de moins de 16 ans ne peuvent être admises aux événements sans accompagnateur majeur qui assite à l’événement et qui devra avoir acheté un Pass pour lui-même également.

9. Photos / Vidéos

Les vidéos sont interdites pendant toute la durée de l’événement, à l’exception des cérémonies d’ouverture et de clôtures.

Les photos sont interdites pendant toutes les activités ayant lieu en dehors de la salle des panels, ainsi que dans les couloirs ou dans les files d’attente.

Les photos sans flash sont autorisées pendant les sessions de Q&A (Questions / Réponses) que l’on appelle communément les Panels.

Les trépieds sont quant à eux interdits car la place est souvent réduite entre les chaises et les allées devant être libres pour des raisons de sécurité, cela gênerait la vision des autres participants.

Pendant les Extras Photos, un Guest est en droit de refuser une pose, tout comme le photographe peut le faire si cela inclut de déplacer son matériel. Cela ne donnerait pas lieu à un remboursement.

L’équipe de photographes est en charge de vérifier la photo et font tout leur possible pour les valider sans qu’elles ne présentent de défauts. En revanche, une pose mal faite, un sourire pas assez franc, des yeux pas assez ouverts, des reflets sur les lunettes, etc… ne seront pas une cause valable de remboursement auprès de Geek’N Cheese.

10. Droit à l’image

L’achat d’un Pass et/ou d’Extras et le fait de participer à un événement organisé par Geek’N Cheese inclus l’autorisation que votre image puisse apparaître sur des photos, vidéos, ou encore en story de réseaux sociaux. Vous autorisez également l’association à utiliser ces vidéos/photos à des fins commerciales dans le cadre de la promotion de ses événements.

Il en est de même vis-à-vis des partenaires Presse qui peuvent être présents durant nos événements afin de réaliser des articles, vidéos ou galeries photos souvenirs.

11. Restauration

Les événements comportent une pause déjeuner mais l’achat d’un Pass n’inclut pas de repas. La restauration est à la charge des participant.es. Selon le lieu, il est parfois possible de déjeuner dans l’enceinte de la salle des panels, cela sera communiqué en amont de l’événement

12. Charte de bonne conduite

En achetant un Pass et en venant assister à l’un de nos événements, vous vous engagez à respecter les plannings, les appels par types ou numéros de Pass lors des extras et l’intimité des Guests.

Les questions afférentes à la vie privée de ces derniers, que ce soit en panel ou pendant toute autre activité, ne sont pas tolérées et vous pourriez être exclu de l’événement sans possibilité de remboursement en cas de non-respect de cette règle.

Il en est de même pour les Staffs de Geek’N Cheese, ils essaient de se rendre disponibles au maximum pour vous sur place mais peuvent parfois avoir besoin de se renseigner ou être dans une urgence et vous diriger vers quelqu’un d’autre.

En aucun cas, le manque de respect, la diffamation, les agressions physiques et/ou verbales à leur égard ne seront tolérés. Cela serait également une cause d’exclusion de l’événement sans possibilité de remboursement.

13. Effets personnels

Geek’N Cheese ne peut être tenu pour responsable en cas de perte, vol ou dommages sur vos effets personnels. Ceux-ci restent sous votre entière responsabilité durant toute la durée de l’événement